Wat is het bedrijfsdoel dat een organisatie wil bereiken, wat betekent dit voor de manier van (samen) werken en geeft dit consequenties voor de huisvesting? Dat zou het uitgangspunt moeten zijn voor Het Nieuwe Werken. Als we naar onszelf kijken: wij hebben ons ten doel gesteld om onze omzet over een periode van 5 jaar te verdubbelen. Van 107 miljoen in 2014 naar 220 miljoen in 2020. Dan is het belangrijk om er nu over na te denken hoe we in de toekomst willen (samen) werken en wat dit zou betekenen voor onze huisvesting? Hoe zorgen we ervoor dat ook onze eigen kantoren plekken zijn waar medewerkers graag zijn en het beste uit zichzelf halen?

In mijn functie van commercieel directeur kantoren kom ik bij veel organisaties die bezig zijn met de transitie richting Het Nieuwe Werken. Om dit succesvol te laten zijn, moet een aantal stappen worden doorlopen, alvorens gestart kan worden met het feitelijk ontwerpen en aanpassen van de huisvesting.

  • Stel een kerngroep samen, die een dwarsdoorsnede van de organisatie vormt, en betrek deze bijbesluitvorming (gebruik kennis van de medewerkers);
  • Maak een blauwdruk hoe deorganisatie nu werkt en in de toekomst wil werken (dit is maatwerk voor iedere organisatie);
  • Bepaal als bedrijf een beleid ten aanzien van flexwerken.

Blauwdruk

Analyseer – na het samenstellen van de kerngroep - eerst hoe er nu wordt gewerkt , hoeveel (open en gesloten) werkplekken zijn en hoeveel vergaderplekken er zijn. Maak inzichtelijk welke bedrijfsonderdelen / afdelingen regelmatig contact hebben met elkaar en maak hiervan een relatieschema. Vanuit dit relatieschema kan bepaald worden: waar kunnen afdelingen geplaatst worden, waar kunnen ontmoetingsplekken komen, waar concentratieplekken en waar zijn de overgangsgebieden? Het is belangrijk deze stap grondig te doen en ook te bedenken of het relatieschema houdbaar is voor de komende jaren.

Als het relatieschema duidelijk is en de kerngroep het erover eens is, komt de volgende fase: "Hoe vertalen we dit relatieschema in een vlekkenplan en is dit in te passen in het huidige kantoor?"

Hiervoor is het belangrijk om te weten hoe de bezetting van de afdelingen is (hoeveel van de tijd zijn de medewerkers aanwezig); commercie zal minder vaak op kantoor aanwezig zijn dan bijvoorbeeld de collega's van het call center. Wat betekent dit voor het aantal fysieke werkplekken dat nodig is, en hoeveel flexplekken moeten er zijn? Dit resulteert in een vlekkenplan met benodigd aantal werkplekken per afdeling.

Hierna kan de architect aan de slag om de vlekken te vertalen in huisvestingszones: "wat gebeurt er in de verschillende zones" en "hoe gaan de medewerkers in deze zone met elkaar samenwerken"? Hierbij is het van belang dat per zone de betreffende medewerkers uit de werkgroep actief worden betrokken. Het gevolg hiervan is dat er een blauwdruk ontstaat voor de "nieuwe werkorganisatie", en hoe deze in grote lijnen georganiseerd is. Deze blauwdruk vormt het startdocument waarmee bepaald kan worden of het ingepast kan worden in het huidige kantoor, of dat een ander kantoor zich hier beter voor leent.

Belangrijke rol voor ICT

Belangrijk onderdeel bij de implementatie van Het Nieuwe Werken is de component ICT. Wat mij betreft is aanpassing van de ICT-structuur een gevolg, niet een doel; maar indien men "flexibel" wil gaan werken, dan wordt het succes hiervan grotendeels bepaald door de ICT. Het zou zo moeten zijn dat ICT niet bepaalt hoe gewerkt wordt, maar het werken faciliteert. Als is besloten dat medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk moeten kunnen werken, dan moet die verandering laagdrempelig zijn. Dus zorg ervoor dat de informatie beveiligd is, zodat vanuit huis, onderweg of waar dan ook de medewerker optimaal kan presteren. Net als het kantoor moet ook de ICT ondersteunend zijn aan de nieuwe werkorganisatie.

Een nieuwe, moderne werkomgeving leidt niet vanzelf tot Het Nieuwe Werken!
Het Nieuwe Werken moet je letterlijk nemen: het is een andere manier van werken. Dat betekent dat je je medewerkers hier op tijd bij moet betrekken. Wij hebben bij een aantal projecten samengewerkt met Gerry Hofkamp van het bureau "Veranderen met ruimte". Zij heeft veel ervaring met transities naar een andere manier van werken, weet hoe deze processen het beste kunnen lopen en heeft een luisterend oor voor de medewerkers. Het Nieuwe Werken is niet hetzelfde als op een andere plek zitten, met een snelle ICT- infrastructuur, het vergt een behoorlijke verandering van de medewerkers en daar moet dus ook veel aandacht voor zijn.

Praktijk: herhuisvestingswerkzaamheden voor het Openbaar Ministerie