Woensdagmiddag 6 juni was het zover. Iedereen was ruimschoots op tijd waardoor er nog even tijd was om te socialisen, want het wereldje is klein en men komt altijd wel een bekende tegen. Rudy Gort (Lean manager) opende de presentatie met enkele prikkelende foto’s van de bouw en de uitdagingen die we hebben (nog buiten de crisis om).
Terwijl de groep van Petra Snelleman (Marketing & PR manager) begon met een presentatie over Heembouw en een rondleiding door ons gebouw, werd de andere groep aan het werk gezet door middel van de Game. Hierbij ondervonden ze dat zo snel mogelijk produceren (push) averechts werkt op het resultaat: lange doorlooptijden, lagere kwaliteit, lagere marge. Met als gevolg: een ontevreden klant! En dat terwijl iedereen an sich toch ontzettend z’n best doet…
De grote vraag is dan ook: hoe zou dit anders kunnen? Men ziet vaak wel al dat het proces niet optimaal is ingericht, en men op z’n minst dichter bij elkaar zou moeten gaan zitten, dat scheelt transport. Maar de connectie met klantvraag, ook de onderlinge klantvraag, blijft vaak vaag. We gaan weliswaar dichter bij elkaar zitten, maar blijven onderling werk naar elkaar toe pushen.
Vanuit die gedachten ging de groep verder naar de oorzaken en mogelijke oplossingen. Dit werd later ondersteund met een stukje theorie over de Lean filosofie (het waarom), om van daaruit de Game te spelen in een Lean variant. Daarin werd duidelijk zichtbaar wat er bedoeld werd (het hoe). Maar nu was het aan de praktijk om te ondervinden dat met anders organiseren (verspillingen uit het proces halen) je met minder middelen beter kunt presteren op alle vlakken: korte doorlooptijden, goede kwaliteit, hoge marge. Met als resultaat: een tevreden klant! En dat terwijl iedereen controle en betrokkenheid ervaart...
Zoals in bovenstaande tabel te zien is, zijn de prestaties van de twee groepen nog behoorlijk verschillend tijdens de traditionele variant. Dit is het kenmerk van een instabiel proces, en daarmee onvoorspelbaar. De marge is bij de tweede groep wellicht oke, maar de klant is ontevreden over wat hij geleverd krijgt! Geen basis die continuïteit biedt.
Daaronder staan de prestaties van de Lean variant, waarbij de resultaten per keer nauwelijks verschillen (ook vergeleken met andere sessies). Het proces is stabieler en de resultaten voorspelbaarder: goede en tijdige leveringen. Dat leidt tot een tevreden klant. Voor velen was het een hele openbaring dat je een bijdrage kunt leveren aan een betere prestatie door met je armen over elkaar te blijven zitten en vooral niet te pushen…! Want push leidt tot ophoping, met alle gevolgen van dien.
Uiteraard werden er tussentijds al vele vragen gesteld en was er veel onderlinge dialoog, waardoor het een hele kunst werd het programma op schema te houden. We eindigden met een gezamenlijke vragenronde en afsluitend drankje, waarna uitgebreid kon worden bijgepraat. We hebben lovende woorden mogen ontvangen, zowel mondeling als later via twitter. Bedankt allemaal!